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Inhalt

Der Barverkauf wurde speziell für die Eingabe mittels Touchscreen neu erstellt. Dabei wurde auf eine einfache und schnelle Bedienung geachtet.

Bevor mit dem Barverkauf begonnen werden kann, muss die benötigte Kassa eröffnet werden. Zum Barverkauf Eröffnung / Abschluss

Barverkauf starten

Zu Beginn des Barverkaufs wird die Kassa ausgewählt die zuvor eröffnet wurde, anschließend wählt man den Kassierer und den Kunden aus. Standardmäßig wird ein zuvor in den Systemeinstellungen festgelegter Kunde ausgewählt um die Bezahlung durch anonyme Kunden schnell und problemlos durchführen zu können. Die Auswahl von Kassierer und Kunde erfolgt entweder über die Eingabe der richtigen Kassierer-/Kundennummer oder über den Suchdialog.

Die Eingabe der Nummern erfolgt über das Zahlenfeld links unten. Dieses wird automatisch aktiviert, wenn ein Feld ausgewählt wird, bei dem nur Zahlen eingegeben werden können. Das Zahlenfeld ist auch nur dann aktiviert wenn eine Eingabe erforderlich ist. Die Nummer wird mittels "Enter" bestätigt oder mit "A" abgebrochen. Der "C"-Button leert das Textfeld.

Positionen

Artikel-Positionen

Ist man mit der Auswahl von Kassa, Kassierer und Kunde fertig, erscheinen die Artikelgruppen und Schnellartikel.

  1. Artikelgruppen: diese können in den Einstellungen angelegt und verwaltet werden. Durch den Druck auf die Artikelgruppe werden die zugehörigen Artikel angezeigt.
  2. Schnellartikel: diese können ebenfalls in den Einstellungen verwaltet werden. Durch den Druck auf den Schnellartikel wird dieser als Position im aktuellen Barverkauf hinzugefügt.
  3. Artikel: es werden immer die Artikel angezeigt die zur aktuellen Artikelgruppe gehören. Durch Druck auf den Artikel wird dieser als Position hinzugefügt. Wird mehrmals auf den gleichen Artikel gedrückt wird die Menge in der vorhanden Position erhöht(auch bei Schnellartikel).

Zusätzlich können auch Artikel hinzugefügt werden die keiner Artikelgruppe zugewiesen wurden. Dazu gibt es 3 Möglichkeiten:

  1. Eingabe der Artikelnummer ins Artikelsuchfeld
  2. Scan des EAN - Codes
  3. Auswahl des Artikels über die Suchroutine

Die vorhandenen Positionen werden untereinander in einer Liste mit relevanten Informationen dargestellt. Die ausgewählte Position wird immer markiert. Im Infofeld unterhalb der Positionen wird zusätzlich der letzte Einkauf und Lagerstand des Artikels angezeigt.

Die Positionen können nachdem Sie hinzugefügt wurden noch genauer bearbeitet werden.

  1. Menge mittels "+" /"-" Buttons
  2. Löschen
  3. Einzelpreis ändern
  4. Rabatt bestimmen
  5. Lager festlegen
  6. Negative Menge eintragen

Ist man mit der Eingabe der Positionen fertig drückt man auf den "Bezahlen" - Button.

Text-Positionen

Durch einen Click auf den "Text hinzufügen"-Button auf der rechten Seite der Positionen kann ein Text als Position hinzugefügt werden.

Auf der linken Seite wird die Artikelauswahl mit der Texteingabe ersetzt und es kann ein Text eingegeben werden. Zusätzlich ist die Auswahl von vordefinierten Textbausteinen möglich. Textbausteine können in der normalen RH-Hawk Oberfläche verwaltet werden.

Ist man mit seiner Eingabe zufrieden klickt man auf den "Hinzufügen"-Button. Dadurch wird der Text als Position hinzugefügt und die Artikelauswahl wieder eingeblendet. Will man die Eingabe hingegen abbrechen drückt man einfach auf den "Abbrechen"-Button der rot markiert ist.

Anzahlungen

Man kann auch Anzahlungen als Positionen hinzufügen. Eine Anzahlung kann nur für einen zuvor ausgewählten Kunden angelegt werden. Anzahlungen können in weiterer Folge wieder für den Kunden geladen werden um den Endbetrag des Barverkaufs zu verringern.

Um Anzahlungen durchführen zu können, muss zuerst für den verwendeten Mandant ein Artikel als Anzahlungsartikel in den Einstellungen der normalen RH-Hawk Oberfläche festgelegt werden!

Anzahlung hinzufügen

Eine Anzahlung fügt man durch den Druck auf den "Anzahlung"-Button, rechts neben den Positionen, hinzu.

Es öffnet sich zuerst eine Auswahl für die gewünschte Mehrwertsteuer.

Nach Auswahl der Mehrwertsteuer kann man im Zahlenfeld auf der linken unteren Seite die gewünschte Anzahlungssumme festlegen. Mittels "Enter" wird die Eingabe bestätigt und die Anzahlung als Position hinzugefügt.

Für eine Anzahlungspositionen stehen nicht soviele Zusatzfunktionen zur Verfügung wie für eine Artikelposition da eine Anzahlung keine Menge und kein Lager hat.

Anzahlung abrufen

Hat ein Kunde eine Anzahlung gemacht kann diese in späterer Folge wieder abgerufen werden um die Gesamtsumme zu verringern. Dazu drückt man auf "Anzahlung abrufen" auf der rechten Seite neben den Positionen.

Jetzt wird die Artikelauswahl durch eine Anzahlungsauswahl ersetzt. Dort kann die entsprechende Anzahlung ausgewählt und den Positionen als Minusbetrag hinzugefügt werden.

Rechnung importieren

Es können auch Rechnung als Position importiert werden. Dazu muss ein Fakturaimport-Artikel in den Einstellungen in der RH-Verwaltung festgelegt werden. Wird der entsprechende Kunde ausgewählt, erscheint der "Rechnung Import" - Button mit dem die Rechnungsauswahl geöffnet werden kann.

Nachdem man die gewünschte Rechnung ausgewählt hat, werden 2 Positionen hinzugefügt.

  1. Der Fakturaimport-Artikel mit der Gesamtsumme der Rechnung
  2. Eine Textposition mit einer Referenz auf die importierte Rechnung(Rechnungsnummer)

Wird der Bon abgeschlossen wird die Rechnung als bezahlt markiert und kann anschließend nicht nochmal importiert werden.

Lieferschein importieren

Lieferscheine können ebenfalls importiert werden. Dazu muss zuvor wieder der entsprechende Kunde ausgewählt werden. Anschließend öffnet man über den "Lieferschein Import" - Button die Lieferscheinauswahl.

Über den Suchfilter können die Lieferscheine eingegrenzt werden.

Die Auswahl selbst besteht aus 2.Tabellen:

  • Tabelle mit den Lieferscheinen
  • Tabelle mit den Lieferschein-Positionen

In der unteren Tabelle werden immer die Positionen des oben ausgewählten Lieferscheins angezeigt. Hier werden auch die Positionen ausgewählt für den Import. Dazu muss auf der linken Seite der Import für die jeweilige Position aktiviert werden. Anschließend kann auch noch die Menge über die "Menge-Import" Spalte geändert werden, falls nicht die gesamte Position importiert werden soll.

Sollte nur ein Teilmenge übergeleitet werden, kann man gleichzeitig auch die restliche Menge stornieren falls dies gewünscht wird. Dazu aktiviert man die "Rest stornieren" Option.

Achtung! Wird die "Rest stornieren" Option aktiviert, kann die restliche Menge anschließend nicht mehr übergeleitet/importiert werden!

Es können auch gleichzeitig Positionen von verschiedenen Lieferscheinen importiert werden. Dazu wählt man nach der Reihe die Lieferscheine in der oberen Tabelle aus und markiert die Positionen die man importieren möchte. Damit man den Überblick über die importierten Positionen behält, sieht man in der oberen Tabelle aus welchen Lieferscheinen Positionen importiert werden.

Ist man mit der Auswahl zufrieden drückt man den "Hinzufügen" - Button rechts unten.

Die Positionen werden anschließend in den Barverkaufbeleg übernommen.

Die Menge von importierten Positionen kann nicht mehr verändert werden!

Ruft man den Lieferscheinimport erneut auf können die importierten Positionen wieder geändert werden!

Zahlungsvorgang

Ber Zahlungsvorgang wird in einem eigenen Fenster angzeigt, das nach dem Druck auf den "Bezahlen" - Button angezeigt wird. Hier können einige Einstellungen getroffen werden die den Ausdruck des Bons sowie die Zahlarten betreffen.

Zuerst wird die Art des Journals bestimmt. Zur Auswahl stehen:

  1. Barverkauf: Standardauswahl, Ausdruck eines Bons, Zahlart frei wählbar
  2. Lieferschein: Ausdruck eines Bons und eines Lieferscheins möglich, keine Zahlart auswählbar
  3. Rechnung: Ausdruck einer Rechnung, Zahlart optional wählbar

Darunter werden die Positionen nochmals angzeigt um den Überblick zu behalten.

Danach sieht man die Summe, Gesamtrabatt sowie die Gesamtsumme(inkl. Rabatt). Diese können über Buttons auf der rechten unteren Seite festgelegt werden. Die Eingabe erfolgt wieder über das Zahlenfeld.

Anschließend erfolgt die Auswahl der Ausdrücke, die je nach Journalart variieren(wie oben beschrieben). Rechts davon kann auch noch der Abschlussbontext ausgewählt werden der am Ende des Bons angezeigt wird. Standardmäßig wird immer der Bontext angezeigt der im Barverkaufkassastamm festgelegt wurde.

Zuletzt wählt man noch die gewünschten Zahlarten über die Auswahl rechts oben aus. Beim Barverkauf ist standardmäßig immer Bar mit dem genauen Rechnungsbetrag als Zahlart eingetragen. Durch Click auf den Betrag kann dieser über das Zahlenfeld geändert werden. Drückt man hingegen auf den Namen der Zahlart, so kann diese durch einen weiteren Click auf die rechte Auswahl, geändert werden. Möchte man mehr als eine Zahlart benutzen kann man durch einen Click auf eine nicht bereits ausgewählte Zahlart, diese hinzufügen.

Hat man alle Einstellungen getroffen kann der Barverkauf durch einen Click auf den "Abschließen" - Button abgeschlossen und ausgedruckt werden.

Hat man alle Barverkäufe für einen Tag erledigt muss die Kassa noch abgeschlossen werden, dazu öffnet man das Barverkauf Eröffnung / Abschluss Modul.

Aufschläge

Für eine Zahlart kann auch ein Aufschlag hinterlegt werden. Sind Aufschläge hinterlegt wird eine zusätzliche Spalte eingeblendet die die Summe inklusive des Aufschlags anzeigt. Der Aufschlag wird automatisch aus dem hinterlegten Prozentsatz und der Zahlartensumme berechnet und kann nicht bearbeitet werden. Der Aufschlag wird auch in der Gesamtsumme des Bons berücksichtigt. Aufschläge werden auf dem ausgedruckten Bon in einer eigenen Kategorie angezeigt.

Gutscheine

Im Barverkauf können auch Gutscheine angelegt/verkauft und eingelöst werden.

Gutscheine anlegen/verkaufen

Um einen Gutschein anlegen bzw. verkaufen zu können muss entweder ein Artikel, der im Artikelstamm als Gutscheinartikel markiert wurde, als Position hinzugefügt werden, oder man öffnet die Gutscheinverwaltung über den "Gutschein Auswahl" - Button und wählt den gewünschten Gutschein aus.

 

Wird die Gutscheinverwaltung geöffnet, können zuvor angelegte Gutscheine mittels "+"-Button, Doppelklick auf den Gutschein oder EAN-Scan zur Auswahl hinzugefügt werden. Es können aber auch Gutscheine über den "Gutschein anlegen" - Tab neu angelegt werden und anschließend sofort in den Barverkauf importiert werden. Die Anlage von neuen Gutscheinen wird in der Gutscheinverwaltung genauer erklärt.

Ist man mit der Auswahl zufrieden werden über den Bestätigen-Button die Gutscheine als Positionen in den Barverkauf importiert und können verkauft/wiederaufgeladen werden.

Wird ein Gutschein verkauft ändert sich sein Status von "angelegt" auf "verkauft" und kann als Zahlungsmittel verwendet werden.

Gutscheine einlösen

Um einen Gutschein einlösen zu können muss dieser zuvor verkauft werden. Anschließend muss eine Zahlart, die im Zahlartenstamm als Gutschein markiert wurde, ausgewählt werden. Nach der Auswahl öffnet sich die Gutscheinverwaltung.

Wie zuvor beim Verkauf eines Gutscheins kann ein verkaufter/teileingelöster Gutschein mittels "+"-Button, Doppelklick auf den Gutschein oder EAN-Scan zur Auswahl hinzugefügt werden. Zusätzlich befindet sich im unteren Bereich noch eine Anzeige der benötigten und ausgewählten Summe. Die ausgewählte Summe gibt die Gesamtsumme der ausgewählten Gutscheine an. Die benötigte Summe den Wert der für die Zahlart festgelegt ist. Wird die benötigte Summe überschritten kann kein weiterer Gutschein hinzugefügt werden.

Ist man mit der Auswahl zufrieden werden über den "Bestätigen" - Button die Gutscheine als Zahlungsmittel hinzugefügt. Wertgutscheine werden in der Zahlartensumme angezeigt, Warengutscheine hingegen als Position mit einer negativen Menge.

Anschließend kann der Barverkauf abgeschlossen werden und der Wert wird vom Gutschein abgebucht. Ist der komplette Wert des Gutscheins verbraucht wird dieser auf den Status eingelöst gesetzt. Ist noch ein Restwert vorhanden dann wird der Gutschein auf den Status "teileingelöst" gesetzt.

Gutscheine scannen

Gutscheine können genauso wie Artikel auch über das Suchfeld eingescannt werden.

Je nachdem ob der Gutschein erst verkauft werden muss oder eingelöst werden kann wird er zu den Positionen(Verkauf/Aufladung) oder zu den Zahlarten(Einlösung) hinzugefügt. Handelt es sich um einen wiederaufladbaren Gutschein kommt ein kleiner Dialog bei dem die Verwendungsart ausgewählt werden kann.

  • Bezahlung: der Gutschein wird als Zahlungsmittel verwendet.
  • Aufladung: der Gutschein wird als Position hinzugefügt.

Einzulösende Gutschein werden unter den Positionen angezeigt und sind rot markiert:

Sollte der Gutschein nicht benötigt werden kann dieser über den "x" - Button wieder aus der Auswahl entfernt werden.

Gutschein Ausgleich

Ein Beleg der eine negative Gesamtsumme hat kann mittels Gutschein ausgeglichen werden. Das bedeutet, dass die negative Menge als Gutschein gutgeschrieben wird. Der Gutschein wird anschließend ins System aufgenommen und kann jederzeit wieder eingelöst werden.

Um einen Gutschein Ausgleich durchführen zu können muss zuerst in den System-Einstellungen ein Artikel(mit aktiver Gutscheinoption) festgelegt sein der für den Gutschein verwendet wird.

Sind alle Vorkehrungen(Artikel festgelegt, Negative Summe) getroffen erscheint auf der rechten Seite der blaue "Gutschein Ausgleich" - Button.

Wird der Button gedrückt dann wird der Gutschein als Position mit der umgekehrten Gesamtsumme hinzugefügt. (Der Beleg wird ausgeglichen)

Wenn nun der Bon abgeschlossen wird, wird der Gutschein im System angelegt und kann in späterer Folge wieder eingelöst werden.

Registrierkassensicherheitsverordnung

Für die RKSV wurde der Barverkauf um einige Funktionen erweitert. Jeder Bon wird nach Abschluss über das RH-Hawk Service mittels einer Signaturerstellungseinheit signiert und verschlüsselt in das Datenerfassungsprotokoll gesichert. Jeder Bon ist mit dem vorherigen Bon verkettet um den Manipulationsschutz zu gewährleisten. Auf jeden Bon wird nun auch ein QR-Code aufgedruckt.

Status der Signaturerstellungseinheiten

Im Barverkauf wird über die Statusleiste angezeigt ob die Signaturerstellungseinheit(en) zurzeit verfügbar/erreichbar sind.

 

Sollte die Signaturerstellungseinheit einmal nicht erreichbar sein beim Abschluss eines Bons, dann wird eine Warnmeldung angezeigt.

Wird diese Meldung mit "Ja" Bestätigt, dann wird der Bon trotzdem erstellt. Es wird jedoch ein Hinweis auf den Bon gedrückt, dass die Signaturerstellungseinheit ausgefallen ist. Der Ausfall der Einheit muss noch spätestens 48 Stunden dem Finanzamt gemeldet werden(z.B.: über FinanzOnline). Nachdem die Einheit wieder funktioniert/erreichbar ist, muss ein Nullbeleg erstellt werden bevor der normale Barverkauf fortgesetzt wird.

Nullbeleg erstellen

Sollte einmal alle vorhandenen Signaturerstellungseinheiten für die ausgewählte Kassa ausgefallen sein, werden die Bons mit einer Meldung versehen die darauf hinweist. Nachdem eine der Signaturerstellungseinheiten wieder Erreichbar ist muss ein Nullbeleg erstellt werden.

Wenn ein Nullbeleg erstellt werden muss, wird im Barverkauf rechts oben der rote "Nullbeleg" - Button eingeblendet.

Mit einem Click auf den Button öffnet sich der Nullbeleg Dialog. Hier müssen Sie den Grund für den Ausfall der Signaturerstellungseinheit angeben.

Gründe für den Ausfall sind:

  • Diebstahl oder sonstiger Verlust
  • Signaturerstellung unmöglich oder fehlerhaft
  • Sonstiger Grund(Eingabe ins Kommentarfeld)

Nach der Begründung des Ausfalls können Sie mit einem Click auf "OK" den Nullbeleg ausdrucken und mit dem normalen Barverkauf fortfahren.

Informationsanzeige

Über die Informationsanzeige werden folgende Informationen angezeigt und geändert werden:

  • Kundeninformationstext: Infotext der für den Kunden eingegeben werden kann.
  • Kundenumsatz: Umsatz des Kunden für ein ausgewähltes Jahr, zusätzlich werden noch die einzelnen Beleg in einer Tabelle angezeigt.
  • Beleginformationstext: Infotext der für jeden einzelnen Beleg eingegeben und später über die Barverkaufübersicht oder in der Kundenumsatztabelle nachgelesen werden kann.

Die Informationsanzeige kann über den Info Button geöffnet werden.

Über die einzelnen Reiter können die verschiedenen Infos angezeigt bzw. geändert werden.

Kundeninformation

Die Kundeninformation kann im Reiter "Kundeninfo" angesehen und geändert werden. Um eine Änderung durchzuführen drückt man zuerst auf den "Ändern" - Button. Danach kann der angezeigte Infotext geändert werden.

Um die Änderung wirksam zu machen muss der "Speichern" - Button gedrückt werden.

Kundenumsatz

Im "Kundenumsatz" Reiter werden die einzelnen Belege und der Umsatz des Kunden für das ausgewählte Jahr angezeigt.

Über den "Anzeigen" - Button kann der Beleg in der Barverkauf Übersicht geöffnet werden.

Beleginformation

Für jeden Beleg kann eine Infotext eingegeben werden, der später in der Barverkauf Übersicht oder in der Kundenumsatztabelle nachgelesen werden kann.

Der Infotext kann im "Beleginfo" Reiter eingegeben werden. Die Eingabe erfolgt ähnlich der Kundeninfo. Der Text kann, nachdem der "Ändern" - Button gedrückt wurde, eingefügt werden.

Nach der Eingabe des Texts wird mittels des "OK" - Buttons die Info für den Beleg zwischengespeichert und beim Abschließen des Bons mit in die Datenbank übernommen.

Die Beleginfo kann in der Barverkauf Übersicht oder in der Kundenumsatztabelle nachgelesen werden.

  • Kundenumsatztabelle

Kunde erstellen

Im Barverkauf können auch neue Kunden hinzugefügt werden. Dazu drückt man auf den "+" - Button neben der Kundenauswahl.

 

Es öffnet sich die "Kunden erstellen" - Eingabe.

Hier können die Informationen des Kunden eingetragen werden:

  • Anrede
  • Name1(Pflichtfeld)
  • Name2
  • Straße
  • Lkz / Plz / Ort
  • Telefonnummer
  • Handynummer
  • E-Mail

Mittels drücken auf den "Hinzufügen" - Buttons wird der Kunde angelegt und gleich im Barverkauf ausgewählt.

Elektronischer Beleg

Ein Beleg kann auch statt dem Ausdruck per E-Mail als elektronischer Beleg versendet werden. Dazu müssen zuerst ein paar Einstellungen getroffen werden.

  • Mail Server
  • SMTP Authentifizierungs-Benutzer
  • SMTP Authentifizierungs-Passwort
  • SMTP Absender Adresse
  • SMTP Absender Name
  • SMTP Betreff
  • SMTP Mailtext
  • SMTP CC Adresse
  • Barverkauf elektronsicher Beleg Sicherungspfad(Pfad für eine Sicherungskopie des Belegs als PDF, standardmäßig wird das RH-Hawk Verzeichnis verwendet)

Die markierte Eigenschaften sind Pflichtfelder für den E-Mail Versand.

Sind alle Pflicht-Einstellungen getroffen erscheint auf der Bezahlen-Seite des Barverkaufs rechts unten eine Option für den elektronischen Beleg.

Wird diese Option aktiviert, dann wird der Beleg elektronisch als E-Mail versendet und nicht ausgedruckt.