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Inhalt

Das Mahnungsmodul bietet eine Übersicht von allen Rechnungen die nach einer angegebenen Frist noch nicht als bezahlt markiert wurden.

Der betroffene Kunde muss im Adressenstamm für die Mahnungen aktiviert sein.

Das Modul ist in 3 Teile geteilt:

  • Suche/Filter
  • Mahnungen
  • History

Die Rechnungen werden in einer Tabelle angezeigt. Die Tabelle besteht aus folgenden Spalten:

  • Mahnungsstatus:
    Erklärung findet man weiter unten.
  • Mahnen:
    Ist diese Spalte aktiviert, dann wird bei einem Druckvorgang die betroffene Zeile ausgedruckt und der Mahnungsstatus entsprechend geändert.
  • Kunde
  • Kundennummer
  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsinformation
  • Rechnungsbetrag
  • Mahnungsspesen:
    In dieser Spalte können die Mahnungsspesen festgelegt werden, die zusätzlich zum Rechnungsbetrag verrechnet werden. Standardmäßig werden die Werte in den Systemeinstellungen festgelegt(siehe unten).
  • Rechnungsdatum
  • Fälligkeitsdatum:
    Das Fälligkeitsdatum gibt an, bis wann der Kunde Zeit hat die Mahnungsspesen und den Rechnungsbetrag zu bezahlen. Das Fälligkeitsdatum wird immer vom derzeitigen Datum aus berechnet. Für die Berechnung sind die Mahnungsfristen notwendig die in den Systemeinstellungen festgelegt werden können(siehe unten).
  • Vorschau:
    Zeigt eine Vorschau der Mahnung an.

Mahnungsstatus

Eine Rechnung kann sich in verschiedenen Mahnungsstatus befinden.
Status:

  1. Zahlungserinnerung
  2. Mahnung 1
  3. Mahnung 2
  4. Mahnung 3
  5. Inkasso
  6. Anwalt
  7. Uneinbringbar

Alle Rechnungen werden mit den Status angezeigt der sich durch die Berechnung Differenz von Rechnungsdatum und momentanen Datum in Tagen ergibt. Von der Differenz wird anschließend noch die Zahlungsfrist abgezogen und danach mit den Mahnungsfristen aus den Mahnungseinstellungen verglichen.

Beispiele:

Rechnungsdatum = 1.1.2014
Momentanes Datum = 20.2.2014
Zahlungsfrist = 30 Tage
Mahnungsfristen wie im Mahnungseinstellungenbild unten.

Spätester Zahlungszeitpunkt wäre der 31.1.2014. Da in diesem Beispiel aber bereits der 20.2 ist, wird geschaut in welchen Mahnungsbereich die Rechnung fällt. Die Frist für die Zahlungserinnerung sind 14 Tage nach Ablauf der Zahlungsfrist, somit fällt die Rechnung in den Bereich für die Zahlungserinnerung.

Rechnungsdatum = 1.1.2014
Momentanes Datum = 8.3.2014
Zahlungsfrist = 30 Tage
Mahnungsfristen wie im Mahnungseinstellungenbild unten.

Spätester Zahlungszeitpunkt wäre wieder der 31.1.2014. Das momentane Datum ist aber bereits der 8.3.2014. Das bedeutet, dass die Differenz zwischen Zahlungsfrist und dem momentanen Datum bereits in dem Bereich der 1.Mahnung ist(Frist für die 1.Mahnung = 28 Tage nach Zahlungsfrist = 14 Tage Zahlungserinnerung + 14 Tage 1.Mahnung). Somit wird die Rechnung im Status Mahnung 1 angezeigt.

Die angezeigten Mahnungsstatus bedeuten aber nicht, dass diese Rechnung sich in diesem Status befindet. Es gibt nur einen Anhaltspunkt wie lange die Rechnung nicht bezahlt wurde und welcher Status angemessen wäre. Der tatsächliche Status wird erst gesetzt wenn die Rechnung einmal in diesen Status ausgedruckt wurde. Das bedeutet, dass eine Rechnung sich erst im Status "Zahlungserinnerung" befindet, wenn man für diese Rechnung eine Zahlungserinnerung ausdruckt.

Es kann auch ein oder mehrere Mahnungsstatus übersprungen werden, dabei wird aber eine Warnung ausgegeben damit dies nicht aus versehen passiert.

Mahnungshistory

Der tatsächliche Mahnungsstatus wird in der Mahnungshistory angezeigt, diese befindet sich unterhalb der Mahnungen und zeigt immer die History der oben ausgewählten Rechnung an. Die History kann mittels Checkbox ein- und ausgeblendet werden.

Die History zeigt den tatsächlichen Status der Rechnung an. Der Status aus der History mit den neuesten Mahnungsdatum ist der tatsächliche Status der Rechnung.

Die History besteht aus folgenden Spalten:

  • Mahnungsstatus
  • Spesen
  • Mahnungsdatum:
    Das Datum zu dem diese Mahnung ausgedruckt wurde.
  • Fälligkeitsdatum:
    Das Datum zu dem die Zahlung für diese Mahnung fällig wäre.
  • Nachdrucken:
    Wenn ein Nachdruck eines älteren Zahlungsstatus benötigt wird, kann dieser über diesen Button durchgeführt werden.

Mahnungseinstellungen

Mahnungsfristen und Mahnungsspesen können in den Einstellungen vordefiniert werden. Dabei kann für jeden Mahnungstyp die Frist in Tage angegeben werden.
Mahnungseinstellungen

Die Gesamttage für einen späterer Mahnungstyp setzen sich immer aus den Gesamttagen der vorherigen Typen + den Tagen die für diesen Typ zusammen.

Beispiel:

"Mahnung 2" Gesamttage = "Zahlungserinnerung" Tage + "Mahnungen 1" Tage + "Mahnung 2" Tage

Somit wäre die Rechnung nach 42 Tagen(Tage wie bei Bild) nach Zahlungsfrist auf den vorgeschlagenen Mahnungsstatus "Mahnung 2".