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Inhalt

Bestellung verwalten, wie der Name bereits sagt, die Bestellungen an Ihre Lieferanten. Bestellungen können gedruckt und später in Wareneingänge, um das Lager zu bebuchen, übergeleitet werden.

Bestellung - Kopf

Die Kopfdaten definieren alle Informationen der Bestellung, außer den eigentlichen Arikelpositionen. Hier werden Lieferant, Lieferdatum, Kommentare, Zahlungskonditionnen usw. erfaßt.


Die fett geschriebenen Felder sind Pflichtfelder, diese müssen ausgefüllt werden damit die Bestellung gespeichert werden kann.

  • Bestellnummer: Die Nummer der Bestellung. Wird vom Nummernkreis vergeben nachdem die Bestellung gespeichert wurde.
  • Bestelldatum: Datum an dem die Bestellung abgeschlossen wurde.
  • Interne Nummer: Diese Nummer kann im Nummernkreis definiert werden.
  • Lieferant: Hier werden die Daten des Lieferanten angezeigt.
    • Adresse: Diese Daten kommen aus dem Adressenstamm.
      • Lieferant: Die Lieferantennummer.
      • Währung: Die Währung mit der bezahlt wird.
      • InnerGemeinschaftlich: Definiert, ob es sich um ein Inner Gemeinschaftliches Geschäft handelt
      • Zahlungskonditionen: Definiert die geltenden Zahlungskonditionen für die Bestellung. Diese werden vom Lieferanten übernommen, können aber angepaßt werden.
  • Femd-BestellNr.: Frei definierbar, dieses Nummer ist später auch in der Bestellübersicht zu sehen.
  • Bestelldatum: Datum an dem die Bestellung erstellt wurde.
  • Zahlart: Mit welcher Zahlungsmethode bezahlt wird.
  • Versandart: Wie die Lieferung transportiert wird (Versandart).
  • Kostenstelle: Verantwortliche Kostenstelle.
  • Kostenträger: Hier wird der Kostenträger erfasst.
  • Info zur Bestellung: Hie können Infos zur Bestellung eingegeben werden.
  • Datein: Hier ist das Modul Datei Anlagen Verwaltung integriert.
  • Bestellung: Es sind Teile der Symbolleiste integriert.
    • Speichern: Speichert das Dokument.
    • Drucken: Das Drucken der geöffneten Bestellung wird eingeleitet.
    • Abbrechen: Damit beendet man das Erstellen bzw. Bearbeiten der Bestellung.
    • Kopf/Positionen: Zum wechseln des Registers.
  • Info Positionen: Zeigt diverse Informationen zur aktuellen Bestellung an.

Bestellung - Positionen

Bei den Positionen handelt es sich um bestellte Arikel bzw. Texte zu diesen Positionen. Es können beliebig viele Positionen zu einer Bestellung erfaßt werden.


Artikel

Hier kann ein Artikel zur Bestellung hinzugefügt werden.

  • Menge: Gibt die Menge an.
  • Artikelnummer: Über den „Durchsuchen“-Button rechts oder durch Druck auf [F4] kann ein Artikel aus dem Artikelstamm gesucht werden. Die Daten werden dann aus dem Artikelstamm übernommen. Wenn Sie [Strg + E] drücken öffnet sich der aktuelle Artikel im Artikelstamm und kann bearbeitet werden.
  • Artikelbeschreibung: Der Name des Artikels, kann durch Doppelklick darauf geändert werden. Diese Änderung wird nicht im Artikelstamm übernommen sondern gilt lediglich für den aktuellen Beleg.
  • Einzelpreis: Der Stückpreis des Artikels. Wird aus dem Artikelstamm übernommen und kann hier für die aktuelle Position überschrieben werden.
  • Rabatte: Hier kann zweimal ein Rabatt vergeben werden.
  • Gesamtpreis: Errechnet sich aus der Stückzahl, dem Einzelpreis, den Rabatten, der ARA und den Aufschlägen. Der Gesamtpreis kann auch überschrieben werden. In diesem Fall wird ein neuer Einzelpreis berechnet und in das Feld Einzelpreis eingesetzt.
  • Lager: Gibt an in welches Lager der Artikel zugebucht werden soll. Über den „Durchsuchen“-Button oder [F4] kann ein anderes Lager ausgewählt werden falls es mehr als eines gibt.
  • Bestand: Zeigt den aktuellen Lagerstand des Artikels im gewählten Lager. Wenn man mit der Maus darüber fährt bekommt man eine detaillierte Übersicht darüber.


  • ARA: Hier kann der ARA-Beitrag eingetragen werden.
  • Aufschlag: Hier können zwei Aufschläge vergeben werden.
  • Konto: Das FIBU-Konto, wird aus dem Artikelstamm übernommen, kann jedoch für die aktuelle Position überschrieben werden.
  • MwSt: Auswahl der Mehrwertsteuer.

Text

In der Bestellung können auch beliebig viele Texte erfaßt werden. Diese können durch Drag&Drop in die gewünschte Reihenfolge mit den Positionen gebracht werden.

  • Textbaustein: Es können Textbausteine aus dem Textbausteinestamm eingefügt werden.
  • Textfeld: Hier kann der Text verfasst werden. Hier erscheint auch der Text eines ausgewählten Textbausteines sofern einer gewählt wurde. Texte können hier auch formatiert werden und werden als RTF Texte gespeichert.

Summen

In der Bestellung können Zwischen- und Bereichssummen eingefügt werden.

  • Zwischensumme: Alle Preise werden vom ersten Artikel an bis zur Zwischensumme addiert.
  • Bereichzwischensumme: Muss zweimal eingefügt werden, beim unteren Eintrag steht die Summe aller Artikel-Preise die zwischen den beiden Einträgen stehen.

Info Positionen


  • Letzter Einkauf: Zeigt Datum, Lieferant, Preis und Rabatte des letzten Einkaufs des gewählten Artikels.
  • Letzter Verkauf: Zeigt Datum, Käufer, Preis, Rabatte und die Stückzahl des letzten Verkaufs des gewählten Artikels.
  • Aufschlag: Die Summe aller Aufschläge.
  • Rabatt: Die Summe aller Rabatte in €.
  • ARA: Die Summer aller ARA-Aufschläge.
  • Nettobetrag: Die Summe der Nettopreise aller Artikel.
  • MwSt: Die Mehrwertsteuer aller Artikel.
  • Endbetrag: Der Endbetrag den der Kunde bezahlen muss.

Erstellen einer neuen Bestellung

Erfassen der Kopfdaten

 

Nach dem Aufruf des Bestellungen Moduls, klicken Sie in der Symbolleiste auf „Neu“ oder drücken Sie einfach [Strg + Einfg].

Um einen Lieferanten zu suchen drücken Sie den „Durchsuchen“-Button oder die Taste [F4]. Es wird öffnet sich Suchfenster, in dem Sie einen Lieferanten aus dem Lieferantemstamm auswählen. Alternativ kann auch eine Lieferantennummer eingegeben werden.

Die Felder

  • Währung
  • Inner Gemeinschaftlich
  • Zahlungskonditionen

werden aus dem Lieferantenstamm übernommen können aber für den aktuellen Beleg überschrieben werden. Alle fett beschriebenen Felder sind Pflichtfelder.

Nun können Sie noch die zusätzlichen Informationen Fremd-BestellNr., Zahlart, Versandart, Kostenstelle und Kostenträger auswählen. Bei „Info zur Bestellung“ können Sie zusätzliche Bemerkungen machen. Unter „Dateien“ ist die Datei Anlagen Verwaltung integriert. Diese weiteren Informationen und Funktionen sind nicht notwendig um die Bestellung im späteren Verlauf zu speichern oder abzuschließen.

Um fortzufahren und Artikel, usw. zur Bestellung hinzuzufügen wechseln Sie in das Register „Positionen“. Entweder klicken Sie dazu oben auf das Registern oder im Menü unten links auf „Positionen“.

Positionen:

Im Register „Positionen“ können Sie Artikel, Texte und Summen zur Bestellung eintragen. Um eine neue Zeile anzulegen klicken Sie in der Symbolleiste auf „Neu“ oder drücken Sie stattdessen [Strg + Einfg]. In eine Zeile kann entweder ein Artikel, ein Text oder eine Summe eingefügt werden. Zwischen den 3 möglichen Objekten können Sie mit den gleichnamigen Registern umschalten.

Artikel einfügen

Standardmäßig befinden Sie sich zu Beginn gleich im Register „Artikel“. Suchen Sie nun einen Artikel aus dem Artikelstamm indem Sie neben dem Feld „Artikelnummer“ auf „Durchsuchen“ klicken oder die Taste [F4] drücken. Alternativ können Sie auch die Artikelnummer in das Feld eingeben.

Nachdem Sie einen Artikel ausgewählt haben wird im Feld „Artikelbeschreibung“ der Name des Artikels und im Feld „Einzelpreis“ der Stückpreis aus dem Artikelstamm übernommen. Durch Doppelklick auf die „Artikelbeschreibung“ kann diese geändert werden, diese Änderung wird jedoch nicht in den Artikelstamm übernommen. Nun können Sie die Stückzahl, eventuelle Rabatte/Aufschläge und ARA eintragen. Außerdem können Sie das Lager wählen in das der Artikel gebucht werden soll sowie Kostenstelle und Kostenträger bestimmen.

Sollte es sich um einen Artikel mit Seriennummer handeln, so muss man mit dem Button „Auswahl“ unter Seriennummer, die Seriennummer(n) auswählen. Links unten steht die Information wieviel Seriennummern ausgewählt werden müssen und wie viele bereits ausgewählt sind.

Um eine Übersicht über die bestehenden Seriennummern zu erhalten kann die Seriennummern-Übersicht eingeblendet werden. Die zugebuchten Seriennummern befinden sich im Lager, die verrechneten sind bereits verkauft.

Wenn genug Seriennummern ausgewählt wurden kann der Artikel gespeichert werden indem Sie in der Symbolleiste auf „Speichern“ klicken oder [Strg + S] drücken. Der Artikel ist nun in der Bestellung eingetragen, im rechten unteren Feld werden bereits die Summen der Aufschläge, der Rabatte, der ARA, der Nettobetrag, die Mehrwertsteuer und der zu verrechnende Endbetrag angezeigt.

Nachdem der Artikel gespeichert wurde erscheint ein Fenster, in dem Sie gefragt werden ob eine neue Zeile eingefügt werden soll.

Text einfügen

Um einen Text in eine neue Zeile einzufügen wechseln Sie in das Register „Text“. In der Zeile „Textbaustein“ können Sie einen vorgeschriebenen Text aus dem Textbausteinestamm einfügen.

Es kann aber auch einfach ein Text selbst verfasst werden oder eine RTF-Datei geladen werden. Die Texte können mit den Möglichkeiten der Textfeld-Symbolleiste auf verschiedenste Art formatiert werden, es kann die Schrift- Art, Größe und Farbe sowie die Textausrichtung verändert werden.

Nun kann der Text gespeichert werden indem Sie in der Symbolleiste auf „Speichern“ klicken oder [Strg + S] drücken. Jetzt ist der Text in die Bestellung eingetragen und erscheint als eigene Position.

Nachdem der Text gespeichert wurde erscheint ein Fenster, in dem Sie gefragt werden ob eine neue Zeile eingefügt werden soll.

 

Summe einfügen

Um eine Summe in eine neue Zeile einzufügen wechseln Sie in das Register „Summen“ und wählen entweder eine Zwischensumme oder eine Bereichszwischensumme.

Bei einer Zwischensumme werden die Preise aller Artikel bis zu dieser Summe addiert, bei einer Bereichszwischensumme werden die Preise aller Artikel addiert die sich zwischen zwei Bereichszwischensummen befinden, es müssen also mindestens zwei Bereichsummenzeilen erfaßt werden.

Nachdem die Summe gespeichert wurde erscheint ein Fenster, in dem Sie gefragt werden ob eine neue Zeile eingefügt werden soll.

Zeile editieren/löschen

Um eine Zeile zu editieren oder zu löschen wählen Sie die gewünschte Zeile und klicken in der Symbolleiste auf „Datensatz editieren“ (Alternativ: [Strg + E]) oder „Löschen“ (Alternativ: [Strg + Entf]).

Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf bereits vorhandene Positionen klicken, öffnet sich ein kleines Menü in dem ebenfalls eine neue Zeile angelegt, eine bestehende bearbeitet oder gelöscht werden kann.

Wenn der Datensatz bearbeitet wird kann alles genau wie beim Neu erstellen geändert werden.

Reihenfolge der Positionen ändern

Da alle Typen von Positionen (Artikel-, Text und Summenpositionen) von RH-Hawk gleich behandelt werden, ist es auch möglich die Reihenfolge der Positionen beliebig zu wählen. Dies geschieht duch einfaches Drag&Drop. Durch ziehen mit der Maus an einer Position kann diese an die gewünschte Stelle verschoben werden. Dies funktioniert aber nur, wenn Sie sich nicht im Neuanlage oder Editier Modus befinden.

Projekt zuweisen und erstellen

Ab Version 2.1.0 kann einer Bestellung ein Projekt aus der Leistungsverrechnung zugeordnet werden, falls dieses Modul aktiv ist.
Projektauswahl

Über den Button „Projekt Erstellen“ kann ein Formular zum schnellen Erstellen eines Projekts aufgerufen werden. Das Formular funktioniert wie die Projektverwaltung in der Leistungsverrechnung
Projekt erstellen

Speichern und Abschließen einer Bestellung

Die Bestellung kann gespeichert werden indem man in der Symbolleiste oder im Menü das sich links unten im Fenster befindet auf „Speichern“ (alternativ: [Strg + S]) drückt.

Bevor die Bestellung gedruckt und abgeschlossen wird kann man ihn mit der Druckvorschau begutachten. Das Symbol für die Druckvorschau befindet sich in der Symbolleiste.

Druckvorschau:

Wenn die Bestellung gedruckt wird ändert sich ihr Status der rechts oben steht von offen auf abgeschlossen.

Achtung! Wenn der Status der Bestellung auf abgeschlossen ist kann sie nicht mehr geändert werden!

Will man die Bestellung nun drucken klickt man entweder im Menü links unten oder in der Symbolleiste auf „Drucken“.

Klickt man nun auf „Drucken“ erscheint ein Fenster in dem man gefragt wird ob man den Beleg wirklich abschließen will.

Drückt man Ja um die Bestellung abzuschließen öffnet sich das Fenster mit den Druckoptionen. In den Druckoptionen stehen die Formularzahlen, die im Adressenstamm unter „Lieferantenstamm“ stehen, angezeigt und können noch geändert werden. Als Drucker ist der laut Drucker Zuordnungsverwaltung zuständige Drucker eingetragen, natürlich kann auch ein anderer Drucker gewählt werden. Außerdem kann hier noch schnell das Bestelldatum geändert werden.

Druckoptionen

Klicken Sie auf Ok um die Bestellung zu drucken. Wurde bei „Bildschirmausgabe“ der Haken gesetzt wird die fertige Bestellung auch am Bildschirm gezeigt. Dieser Schritt lässt sich nicht rückgängig machen!

Nachdem die Bestellung abgeschlossen und gedruckt wurde hat sich sein Status der rechts oben steht auf „abgeschlossen“ geändert. Es ist jetzt nicht mehr möglich etwas an der Bestellung zu verändern.

Editieren/Löschen einer Bestellung

Um einen bestehenden Beleg zu editieren klicken Sie bei geöffnetem Bestellungs-Fenster in der Symbolleiste auf „Suchen“. Alternativ können Sie [F4] drücken oder die Bestellung in der Bestellungs-Übersicht suchen.

Haben Sie nun die gewünschte Bestellung ausgewählt können Sie die Bestellung mit einem Klick auf „Datensatz editieren“/[Strg + E] oder „Löschen“/[Strg + Entf] in der Symbolleiste editieren oder löschen.

Beachten Sie dass Sie abgeschlossene Bestellungen nicht mehr verändern oder löschen können!

Sonstiges

In der Symbolleiste befinden sich die Funktion:

  • Bestellung überleiten
  • Bestellung abschließen
  • Abschlusskommentar anzeigen
  • Artikel Info
  • Export als wiederkehrender Beleg
  • Import aus wiederkehrenden Beleg


Überleitung vor Version 2.1.0

Mit dieser Funktion können Sie eine Bestellung in einen Wareneingang überleiten. Das heißt dass alle Daten aus der Bestellung in den Wareneingang übernommen werden. Dazu muss die Bestellung bereits abgeschlossen sein. Wenn Sie nun auf „Überleitung in Wareneingang“ klicken öffnet sich folgendes Fenster in dem Sie die Auswahl „Wareneingang“ einfach bestätigen.


Nun ändert sich der Status der Bestellung rechts oben auf Übergeleitet.

Überleitung ab Version 2.1.0

Mit der Version 2.1.0 wurde die Überleitung überarbeitet. Es ist nun möglich jede einzelne Position variabel überzuleiten.

Man wählt die gewünschte Position aus und legt die Menge fest die übergeleitet werden soll. Es müssen somit nicht alle Positionen gleichzeitig in ein Journal übergeleitet werden. Damit ist eine größere Flexibilität gewährleistet.

Wenn es sich um einen Seriennummernartikel mit zugeordneten Seriennummern handelt, können die einzelnen Seriennummern ausgewählt werden.
Die Überleitung kann nur dann durchgeführt werden wenn die Eingaben(Menge und Seriennummern) richtig sind. Falsche Eingaben werden rot markiert.

Bestellung abschließen

Diese Funktion wird benötigt, wenn nicht alle Positionen übergeleitet werden sollen. Beispiel: Ein Lieferant kann einen bestimmten Artikel nicht liefern. Für die Übersicht kann ein Abschlusskommentar eingegeben werden.
Beleg abschließen

Abschlusskommentar anzeigen

Wurde eine Bestellung vorzeitig abgeschlossen, kann der zugehörige Kommentar über diesen Button wieder angezeigt werden.
Beleg Abschlusskommentar

Artikel Info

Zeigt detaillierte Informationen zu dem Artikel der ausgewählten Position an.
Artikelinfo

Export als wiederkehrender Beleg

Import aus wiederkehrenden Beleg